Apprenez à prioriser
Que dois-je faire ? Dans quel ordre ? J’ai trop de choses à faire, comment m’en sortir ? Je vais répondre à ces questions aujourd’hui.
On peut se sentir submergé par le nombre de tâches à faire, à tel point que l’on se sent perdu.
Les tâches s’accumulent et on ne sait plus où donner de la tête. C’est exactement ce que j’ai vécu il y a 7 ans. Trop de choses à faire, toutes importantes et une chef qui se demandait comment m’organisais-je pour ne pas atteindre des objectifs simples.
Chaque mois, on débriefait, on revoyait mes actions. Le constat était le même à chaque fois : mes objectifs était réalistes mais je n’y arrivais pas. Comment expliquer cela alors que mes heures supplémentaires se cumulaient ?
Une mauvaise gestion du temps ? Une organisation à revoir ? Manque de compétences ? Ce métier n’est pas pour moi ? Voilà les questions que je me posais.
Et vous, vous vous dites quoi ?
Après avoir compris ce qui était vraiment important, j’ai modifié ma façon de faire. En quelques semaines, j’avais tout chamboulé pour enfin atteindre mes objectifs. Comment faire ?
Apprendre à prioriser en 3 étapes
1. Qu’est-ce que je dois faire ?
Votre liste de priorités doit être réaliste. Cela veut dire que vos actions pourront être réalisées dans le temps imparti et non pas “il faut que ça passe tant pis pour mes pauses”.
Votre liste doit pouvoir répondre à cette question : Si je ne fais que ces 3 choses là, j’en aurai assez fait pour aujourd’hui.
Vous allez donc noter 3 choses essentielles que vous voulez faire pour la journée.
Une chose essentielle c’est quoi ? Une tâche qui n’a pas d’impact négatif si elle n’est pas faite. Tout simplement.
2. Dans quel ordre ?
Dans vos priorités, il est nécessaire de noter toutes les actions qui en découlent : ouvrir tel logiciel, tel dossier, envoyer un email pour le compte-rendu, appeler tel client, analyser telles données, mise en forme…
Après avoir noté toutes vos actions (vous allez vous rendre compte qu’il faut du temps pour tout faire et peut-être avez-vous prévu un peu court), vous allez les ordonnancer.
Qu’est-ce qui doit être fait en premier, deuxième, troisième… jusqu’à ce que toutes vos actions soient ordonnées et que votre priorité soit achevée.
Astuce : je note toutes mes actions dans l’ordre et je les coche une fois réalisée (ça fait du bien au moral)
Pour aller plus loin : je note l’heure de début et de fin pour connaître l’heure réelle de la réalisation de mon action. Ceci afin d’anticiper pour la prochaine fois et avoir un planning réaliste.
3. J’ai trop de choses à faire !
Pour répondre à cette question, je vous propose de ranger toutes les 2 à 3h votre poste de travail.
Ceci afin d’épurer votre poste et éviter d’avoir pleins de post-it qui sont sous vos yeux et qui vous rappellent vos tâches à faire.
Le fait d’avoir trop de choses à faire signale que vous ne savez pas où donner de la tête. Il est donc primordial de prioriser vos actions, noter vos actions essentielles : Qu’est-ce que je dois faire aujourd’hui ? Et, pour tout ce qui doit être fait ultérieurement, je note dans mon agenda la deadline.
Ainsi, mon planning est chargé mais ma tête est vide !
Chaque soir, 15 minutes de partir, je range mon poste comme si je partais en vacances. Mon esprit est libéré et ma soirée peut commencer.
4. Quelques conseils pour finir :
- - Ayez un seul agenda pour tout noter ce qui évitera les conflits horaires ;
- - Notez les 3 choses à réaliser et à quelle heure vous les terminez. Ceci vous permettra à l’avenir de planifier vos tâches et leur créneau selon la réalité terrain. Exemple : en période de confinement, le temps de mes actions a triplé. Je fais donc en fonction de ce paramètre.
- - N’oubliez pas de garder des espaces pour souffler et anticiper vos imprévus.
Bonne priorisation de tâches !
Florence
OrganisationOptimale
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